Internet fax

Vernieuwde Servicedesk voor Faxservice

en Faxservice Corporate!

Onlangs is de geheel vernieuwde servicedesk live gegaan voor onze faxdiensten. U kunt bijvoorbeeld ervoor kiezen uw eigen huisstijl elementen toe te voegen aan de servicedesk (logo, kleuren). Als gebruiker van het systeem kunt u zelf bepaalde instellingen beheren en kunt u nu ook faxen versturen vanuit de online omgeving.

Onderstaande ontwikkelingen zijn in de nieuwe omgeving opgenomen.

Vernieuwde openingspagina van de applicatie waarin een overzicht is opgenomen met laatst verzonden/ontvangen faxen, een overzicht van het laatste Informaxion nieuws, verzendstatistieken en een feedback formulier. Mogelijkheid voor een whitelabel omgeving, in te stellen als Reseller-account. Upgraden, uitbreiden aantal accounts. Instellen faxheaders via een overzichtelijke instellingspagina. Batch upload Eenvoudiger bulkfaxen versturen

Terugkoppelingsformulier
In de linker bovenhoek is een e-mailformulier opgenomen waarmee de eindgebruiker vrragen of opmerkingen aan de helpdesk kan versturen. Uiteraard zijn suggesties ter verbetering van de applicatie altijd welkom!

Algemene informatie
Aan de rechterkant staan koppelingen naar de recente serviceberichten en verstuurde nieuwsbrieven van Informaxion.

Statistieken
Onderaan de pagina bevindt zich een grafiek met de verzonden en ontvangen faxberichten van de afgelopen 12 maanden. Ook kunt u de status van verzending, tijdstip en kosten aflezen. Daarnaast is het mogelijk om een faxbericht vanuit dit overzicht nogmaals aan te bieden zonder het faxbericht opnieuw in te stellen.

Faxen versturen
Hier kunt u het verbruik van de applicatie per jaar zien. Als eerste ziet u de huidige periode en via een drop down menu kunt u bladeren naar eerdere periodes.

Faxtegoed
De gebruiker kan op deze pagina het faxtegoed instellen op het gewenste automatisch aan te vullen faxtegoed worden gezet.

Verstuurde faxen
De pagina biedt een overzicht van verstuurde faxen. Hierbij word onderscheid gemaakt tussen Succesvol verstuurde faxen Niet succesvol verstuurde faxen Faxen in wachtrij

Bij elk van de opsommingen staat een afbeelding van een vergrootglas. Door hierop te klikken komt u bij het overzicht van de betreffende faxberichten.

Faxen per land
Via de knop Faxen per land wordt een overzicht gegenereerd waarin per land het aantal faxen, het aantal pagina's en de bijbehorende kosten worden weergegeven. Hier wordt de mogelijkheid geboden om een overzicht te geven van een periode waarbij via een kalendermodule de begindatum en einddatum van het overzicht wordt bepaald.

Faxen per nummer
Op dezelfde wijze als bij Faxen per land kan een overzicht worden gegeven van de Faxen per nummer. Ook hier beschikt de gebruiker over een kalendermodule zodat een overzicht van faxen per nummer in een gegeven periode wordt opgebouwd. In dit overzicht worden getoond:
  • Datum en tijd
  • Faxnummer
  • Onderwerp
  • Status van verzenden
  • Kosten
Bulkfaxen
Onder het kopje Bulkfaxen vind de gebruiker een overzicht van verzodnen bulkfaxen. Via de kalendermodule kan een periode voor het overzicht worden ingesteld. In het overzicht staan vermeld:
  • Datum en tijd
  • Onderwerp
  • Aantal faxen
  • Aantal pagina's per fax
  • Kosten
Wanner van een bepaalde bulkfax de gegevens worden opgevraagd worden de volgende gegevens getoond:
  • Datum en tijd waarop de e-mail op de server werd ontvangen
  • Afzender
  • Onderwerp
  • Aantal nummers
  • Aantal pagina's
  • Aantal verzonden faxen
  • Aantal niet verzonden faxen
  • Faxen in de wachtrij
  • Kosten
  • Overcharge
Daarnaast zijn in dit overzicht details per fax te zien, met daarin datum en tijd, faxnummer, status en kosten.

Versturen van een enkele fax
Het versturen van een enkele fax is eenvoudiger gemaakt. Er zijn twee invoervelden beschikbaar waarin het onderwerp en het faxnummer kunnen worden ingevuld. Daarna kan een PDF of Word bestand worden gekozen op de eigen computer. Dit bestand zal als bericht per fax worden verstuurd nadat op de knop verstuur is geklikt.

Versturen van en bulkfax
Bij het versturen van een bulkfax kan een onderwerp worden ingevoerd in een invoerveld. Daarnaast moet een bestand met faxnummers worden geselecteerd. Het moet een tekstbestand zijn met de extensie .txt en waarbij ieder faxnummer op een aparte regel moet staan. Daarna kan een PDF of Word bestand worden gekozen op de eigen computer. Dit bestand zal als bericht per fax worden verstuurd naar alle nummers in het textbestand.

Batch upload
Bij een batch-upload worden een aantal documenten aangeboden met verschillende inhoud en waar in de bestandsnaam het ontvangende faxnummer is verwerkt.De bestandsnaam van iedere PDF dient te beginnen met het faxnummer. Daarachter mag een underscore ( _ ) worden geplaatst en eventueel een onderwerp van de fax.

Deze functie is geschikt wanneer uw ERP-systeem geautomatiseerd
PDF-bestanden kunnen worden aangemaakt.

Verzonden e-mails Onder het kopje Verzonden e-mails bevindt zich een koppeling naar de webmail interface. Hier kan de gebruiker alle e-mailberichten bekijken die aan de faxservice zijn aangeboden. Er kan ook worden ingesteld of e-mails moeten worden bewaard.

Faxen ontvangen

Bij het onderdeel Ontvangen faxen is een overzicht beschikbaar van alle faxen die binnen het account zijn binnengekomen. Ook hier is een periode te selecteren waarvan het overzicht moet worden opgebouwd. In het overzicht zijn de volgende gegevens te vinden:
  • Datum en tijd
  • Ontvangen van
  • Aantal pagina's
  • E-mailadres(sen)
  • Een eventuele mogelijkheid om nogmaals te versturen


Instellingen

In het instellingenscherm zijn de volgende items beschikbaar.

Faxrapporten
Op deze pagina kunt u instellen of er faxrapporten moeten worden verzonden, naar wie de faxrapporten moeten worden verzonden en wat de inhoud van de faxrapporten moet zijn. Er kan gekozen worden een faxrapport te versturen naar de afzender van een bericht of naar één of meer vaste e-mailadressen. Een combinatie is ook mogelijk.

De onderwerpregel van het e-mailbericht met het faxrapport kan worden ingesteld. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de volgende variabelen.
  • {number} faxnummer
  • {subject} onderwerpregel
  • {pages} aantal pagina's
Een instelling kan zijn: Faxbericht met het onderwerp {subject} is succesvol verzonden naar {number}. Op dezelfde wijze zijn nog andere instellingen uit te voerden door de eindgebruiker.

Fax headers
De faxheader is de bovenste regel van het faxbericht. Deze wordt meestal gebruikt om een brijfsnaam in te vullen zodat de afzender direct bekend is. Binnen de servicedesk kan de eindgebruiker de faxheader zelf instellen. Het is mogelijk om een,- twee of drie kolommen te gebruiken.

Faxen ontvangen
Op de pagina Faxen ontvangen kan de gebruiker instellen of de faxen op de server moeten worden opgeslagen of niet. Opgeslagen faxen worden na 2 maanden verwijderd. Ook is in te stellen naar welk e-mailadres de ontvangen faxberichten moeten worden verzonden. Meerdere e-mailadressen zijn op te geven, gescheiden door eenpuntkomma (;).

Afleverbericht
De onderwerpregel afleverbericht kan worden ingesteld. Ook hierbij kan gebruik worden gemaakt van variabelen. Een onderwerpregel kan zijn: Fax ontvangen van {from_number} ({pages} pagina's). Ook het bericht zelf kan worden aangepast. Ook heir zijn variabelen beschikbaar

Faxen versturen
Onder het kopje Faxen versturen kan worden ingesteld of een voorblad moet worden meegezonden. Als voorblad geldt dan de inhoud van het e-mailbericht waarmee de fax naar de server verzonden wordt.

E-mailheaders
Hier ikan de gebruiker instellen of de headers ( From, To, Subject en Date ) automatisch op de fax afgedrukt moeten worden. Het zijn de eerste 4 regels die op de fax verschijnen.

From: user@domein.nl
To: faxmailingtest@faxservice.nl
Subject: Onderwerp van de email
Date: Fri, 28 May 2010 14:39:48 +0200

Administratie

Onder de kop Administratie worden landentarieven en facturen getoond.

Tarieven
Hier worden de internationale faxtarieven getoond. landnaam, landnummer en tarief per pagina (A4)

Facturen
Op de pagina Facturenis een overzicht te vinden met de facturen voor het betreffende account. De facturen zelf zijn beschikbaar als PDF-bestand. Van iedere factuur zijn de volgende kenmerken beschikbaar:
  • Datum
  • Factuurnummer
  • Betaaldatum
  • Datum herinnering
  • Datum laatste herinnering